PERTEMUAN 5: SISTEM INFORMASI, ORGANISASI, DAN STRATEGI
A. TUJUAN PEMBELAJARAN
Pada pertemuan ini Anda akan mempelajari hubungan antara organisasi dan sistem informasi serta bagaimana memanfaatkan sistem informasi untuk meningkatkan daya saing perusahaan.
- Menjelaskan Pengertian Organisasi dan Sistem Informasi
- Menjelaskan pengaruh Sistem Informasi terhadap Organisasi dan Perusahaan
- Menjelaskan hubungan antara Teknologi Informasi dan Organisasi
- Menggunakan Sistem Informasi untuk mencapai keunggulan kompetitif
- Memahami strategi sistem informasi yang berhubungan dengan daya kompetitif
- Menjelaskan Model Rantai Nilai Bisnis
B. URAIAN MATERI (DIPERPANJANG)
1. Pengertian Organisasi dan Sistem Informasi
Organisasi adalah struktur sosial yang memiliki tujuan, kebijakan, prosedur, dan sumber daya yang digunakan untuk mencapai tujuan tersebut. Sistem informasi adalah kombinasi teknologi, prosedur, dan manusia yang mengumpulkan, menyimpan, memproses, dan menyajikan informasi untuk mendukung operasional, taktik, dan strategi organisasi.
a. Karakteristik Organisasi (lengkap)
- Birokrasi dan pembagian tugas yang jelas
- Prosedur operasional dan kebijakan tertulis
- Adanya dinamika politik dan konflik sumber daya
- Budaya organisasi yang mempengaruhi adaptasi teknologi
- Lingkungan eksternal yang cepat berubah (teknologi, pasar, regulasi)
- Struktur formal dan informal (jejaring sosial internal)
b. Leavitt's Diamond (Model Interaksi)
Leavitt menekankan empat komponen yang saling berinteraksi: Struktur, Tugas, Orang (People), dan Teknologi. Perubahan pada satu komponen (mis. penerapan TI) akan memengaruhi komponen lainnya, sehingga perubahan harus dikelola secara holistik.
2. Bagaimana Sistem Informasi Mempengaruhi Organisasi dan Perusahaan
Sistem informasi memengaruhi organisasi pada beberapa level:
- Struktural: Menyederhanakan atau merestruktur organisasi, memungkinkan desentralisasi pengambilan keputusan.
- Proses: Otomatisasi tugas rutin (contoh: payroll, billing), mempercepat aliran kerja dan mengurangi kesalahan manual.
- Sumber Daya Manusia: Memunculkan kebutuhan keterampilan baru dan pelatihan ulang, dapat mengurangi kebutuhan tenaga kerja tertentu.
- Kontrol dan Pengawasan: Monitoring kinerja real-time (mis. dashboard), mempercepat respons manajerial.
Contoh Nyata
- Bank yang mengimplementasikan ATM dan Internet Banking mengurangi beban pekerjaan teller dan memperluas layanan 24/7.
- Ritel dengan sistem POS terintegrasi dan ERP dapat menurunkan stok berlebih dan mempercepat pemesanan ulang stok.
3. Hubungan antara Teknologi Informasi dan Organisasi
Hubungan ini bersifat timbal balik: kebutuhan organisasi membentuk pengembangan teknologi, dan teknologi membuka kemungkinan struktur organisasi baru. Pemetaan strategi bisnis ke strategi TI (IT-business alignment) adalah kunci keberhasilan implementasi sistem informasi.
Tipe Sistem Informasi dan Perannya
- Transaction Processing System (TPS): Menangani transaksi harian (mis. sistem kasir).
- Management Information System (MIS): Menyediakan laporan untuk manajer menengah.
- Decision Support System (DSS): Membantu analisis dan pengambilan keputusan tak terstruktur.
- Executive Support System (ESS): Dashboard dan ringkasan untuk manajemen puncak.
- Enterprise Resource Planning (ERP): Integrasi proses bisnis di seluruh departemen.
- Customer Relationship Management (CRM): Manajemen interaksi pelanggan dan analitik pemasaran.
- Supply Chain Management (SCM): Koordinasi rantai pasok dari supplier ke pelanggan.
4. Menggunakan Sistem Informasi Untuk Mencapai Keunggulan Kompetitif
Sistem informasi dapat mendukung strategi keunggulan kompetitif melalui cara-cara berikut:
- Efisiensi Biaya: Otomatisasi dan integrasi proses mengurangi biaya operasional.
- Diferensiasi Produk/Layanan: Data analytics dan CRM menciptakan layanan yang dipersonalisasi.
- Fokus/Niche: Sistem informasi yang dirancang untuk pasar khusus memperkuat posisi kompetitif.
- Perlindungan Barrier to Entry: Investasi TI yang besar dapat menjadi penghalang bagi pesaing baru.
Porter & Five Forces — Peran TI
Teknologi informasi memengaruhi lima kekuatan industri Porter: ancaman pendatang baru, kekuatan tawar-menawar pemasok, kekuatan tawar-menawar pembeli, ancaman produk substitusi, dan persaingan antar pesaing. Contoh: TI mempercepat skala operasi sehingga menurunkan biaya per unit, melemahkan ancaman pendatang baru.
5. Model Rantai Nilai Bisnis (Porter) — Diperpanjang
Rantai nilai memecah aktivitas menjadi aktivitas primer dan pendukung. Di bawah ini contoh ringkasan bagaimana SI dapat meningkatkan nilai di tiap aktivitas.
| Aktivitas |
Contoh Penerapan SI |
Manfaat |
| Inbound Logistics |
Warehouse Management System (WMS) |
Pengurangan lead time, akurasi inventory |
| Operations |
MES / ERP |
Peningkatan throughput, pengurangan cacat |
| Outbound Logistics |
Route optimization, TMS |
Pengurangan biaya distribusi |
| Marketing & Sales |
CRM, analytics |
Peningkatan retensi & penjualan |
| Service |
Ticketing system, knowledge base |
Peningkatan kepuasan pelanggan |
6. Studi Kasus Singkat
Kasus 1 — Retail Lokal Mengadopsi ERP: Sebuah toko ritel kecil mengadopsi sistem ERP sederhana untuk mengintegrasikan penjualan, persediaan, dan pengadaan. Hasil: pengurangan stok berlebih 20% dan peningkatan perputaran stok.
Kasus 2 — CRM di Perusahaan Jasa: Penerapan CRM dengan segmentasi pelanggan dan kampanye personalisasi meningkatkan retensi pelanggan sebesar 12% dalam 6 bulan.
7. Best Practices Implementasi Sistem Informasi
- Pemahaman kebutuhan bisnis dan keselarasan strategi TI-business alignment.
- Manajemen perubahan: komunikasi, pelatihan, dukungan manajemen puncak.
- Governance & security: kontrol akses, backup, disaster recovery.
- Iterasi dan evaluasi berkala (continuous improvement).
C. SOAL LATIHAN/TUGAS (DIPERPANJANG)
- Jelaskan mengapa organisasi sangat penting dalam manajemen sistem informasi dan berikan contoh konkret.
- Bandingkan TPS, MIS, dan DSS: tujuan, pengguna, dan contoh nyata.
- Analisis bagaimana sistem informasi dapat mengubah struktur organisasi pada sebuah bank tradisional.
- Gambarkan model rantai nilai untuk sebuah perusahaan e-commerce dan jelaskan minimal dua cara SI dapat meningkatkan nilai pada rantai tersebut.
- Rancang rencana singkat implementasi CRM untuk perusahaan jasa kecil (3 langkah utama dan indikator keberhasilan).